INFORME SOBRE EL CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López portillo, Gerente.
DE: Juana López R.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplean para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente del material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, sería el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.
Cambios sugeridos:
a) establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de trasferencia, que al filmarla cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c) Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisiciona actual y un bosquejo para su examen y consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente que el departamento de archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
Lima, 5 de mayo de 199
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