INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente
DE: Juana López R
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por que el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: Preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALICIS:
Las repetidas reclamaciones y propuestas por parte de algunos empleados, descansa en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es competente el método de control actual ocasiona demoras de los documentos que aun no han sido devueltos en e archivo central; sigue un lento proceso de seguimiento entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen de este archivo como fuente de material. La atmosfera en el departamento de archivo es pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que en una manera de mejorar el funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus objetivos seria el cambio de sus sistema de control. Este cambio se podría hacer en común acuerdo con el señor Torres.
Cambios Sugeridos:
a). establece un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo requerido por varios departamentos sean recogidos mediante una tarjeta de requisición por el primer usuario y devuelto por el ultimo para ellos también se necesitaría el ejemplo de una tarjeta de transferencia que al firmarla cada nuevo usuario libere de responsabilidad al anterior
b) recomiendo igualmente el uso de archivo de tarjeta de control con guía alfabética correspondiente a cada mes y guías numéricas correspondientes a cada día este archivo de tarjeta en el escritorio del señor torres le permitiría de inmediato reconocer los documentos prestados así coma la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa
C). aconsejo final ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición adjunto a este informe un ejemplar de la requisición actual y un boqueo para su examen y consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente que el departamento de archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia por su gran volumen de informaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina depende de una información rápida y completa
Las relaciones humanas por otro lado se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio
Asistente de gerencia
Barranquilla, 18 de agosto de 2011
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